La prima domanda che solitamente ci si pone quando si esegue una migrazione dei dati verso SharePoint Online è proprio quella di capire se la migrazione risulti fattibile oppure no.

Alcune considerazioni preliminari

A prescindere dal fatto che l’organizzazione utilizzi già da tempo i servizi Microsoft 365 oppure se si tratta di una nuova implementazione, i dubbi sono sempre gli stessi:

  • Come posso accedere ai miei file?
  • Come posso mettere i file in sicurezza?
  • È vero che potremo lavorare contemporaneamente sui documenti?
  • Come posso proteggermi da cancellazioni accidentali di file o cartelle?

 

A tutte queste domande non vi è una risposta univoca in quanto ogni azienda è strutturata in modo diverso e l’accesso alla rete cambia sia in termini di modalità che in termini di tipologia. I file presenti nelle attuali share di rete variano e comprendono tipologie di documenti office, file multimediali audio e video, file di elaborazioni grafiche, archivi documentali e molto altro ancora.

Tuttavia, la tipologia dei file e la loro quantità sono solo una parte dello studio necessario da sostenere.

Nel corso del tempo, nelle share di rete, raramente vengono eseguite attività di controllo o bonifica dei contenuti presenti, comportando di fatto un accumulo di informazioni che risiede in rete per diversi anni, spesso perché difficilmente si trova il coraggio per procedere a una radicale pulizia o riorganizzazione dei permessi di accesso.

Per tutto quanto sopra, Microsoft nel corso degli ultimi anni ha implementato una serie di servizi e funzionalità che forniscono la risposta senza tenere conto della tipologia del dato da trattare e questa risposta è proprio in SharePoint Online.

Nella seguente tabella sono riportate alcune principali differenze tra un file share e SharePoint Online:

Funzionalità File share Share Point Online
Server fisico Necessario Non richiesto
NAS Storage Necessario Non richiesto
Backup Software Necessario Non richiesto
Firewall & VPN Necessario Non richiesto
Costi di gestione infrastruttura Si No
Cestino No Si (93 giorni)
Version History No Si
Co-editing No Si
Opzioni di ricerca avanzate No Si
Protezione da ransomware No Si
Collaborazione con utenti esterni No Si
Accesso da dispositivi mobile No Si
Integrazione con Microsoft Teams No Si
Avvisi e-mail nativi sulle modifiche No Si

 

Come evidenziato nella tabella, ci sono diversi motivi per cui si può prendere in considerazione la migrazione dei dati verso SharePoint Online ed alcuni degli scenari applicabili e che portano alla decisione di migrare potrebbero essere i seguenti:

  • ci sono aziende che potrebbero aver iniziato ad usare i servizi Microsoft 365 da tempo ma tutt’ora utilizzano strumenti diversi, come Google Drive o Dropbox, per condividere i file esternamente con i loro collaboratori e fornitori;

  • per poter accedere da remoto ai dati che risiedono in un file share, è sempre necessario l’utilizzo di una VPN;

  • i costi da sostenere per la gestione e l’aggiornamento dell’infrastruttura e dei sistemi possono essere considerevoli;

  • il file share risulta essere sempre occupato con percentuali prossime al 100% lasciando sempre attivi degli alert nei sistemi di monitoraggio ai quali difficilmente si riesce a dare seguito attraverso bonifiche o cancellazioni e, per di più, senza una opportuna classificazione;

  • proliferazione di file con lo stesso nome in diverse cartelle del file share che generano confusione ed accelerano la creazione di file con nomi il suffisso “v1 … v1.1 … v2 …” e così via;

  • infine, ma non ultimo, ad ogni mail che contiene un allegato spesso, oltre ad occupare spazio, genera anche confusione sulle versioni condivise obbligando il destinatario a salvare ogni singola copia nella speranza che quella sia l’ultima versione alla quale lavorare.

 

Share Point Online

 

I moderni meccanismi di sicurezza e condivisione esistenti, radicalmente integrati in Microsoft 365, nello specifico in SharePoint Online, consentono di affermare che il classico file share sia un metodo di archiviazione obsoleto nonostante le garanzie e performance garantite negli ultimi decenni.

Le caratteristiche di SharePoint Online evidenziate portano molte aziende ad utilizzare prevalentemente questo moderno servizio come strumento di archiviazione e condivisione dei file in quanto più sicuro, accessibile e che segue una nuova realtà, del mondo informatico e non solo, alla quale è necessario adeguarsi.

Non si pensi però che sia sufficiente prendere il contenuto della share di rete e copiarlo in SharePoint Online. Tutt’altro!

Questo servizio introduce un nuovo concetto di condivisione, diverso dal classico file/cartella. Infatti, in SharePoint Online, il concetto di cartella viene superato a favore di una gerarchia molto più snella fatta di meccanismi di ricerca avanzata tramite l’introduzione dei metadati ed all’intelligenza artificiale. Esistono anche delle limitazioni ed è opportuno esserne a conoscenza prima di eseguire una migrazione prevedendo una adeguata formazione agli utenti ed al personale IT affinché il servizio sia opportunamente chiaro e compreso, sia in termini di funzionalità che di potenzialità e di integrazione.

Al completamento di uno specifico e personalizzato processo di verifica, di migrazione dei contenuti e formazione molte aziende ad oggi si trovano ad avere abbandonato sistemi VPN e identità secondarie riducendo così le superfici di attacco, semplificato e migliorato gli accessi e la condivisione dei file e di conseguenza aver abbattuto parte dei costi di mantenimento dell’infrastruttura IT.

Gli utenti si trovano di fronte ad una nuova modalità di utilizzo dei sistemi informatici che permette, tra le altre:

  • l’utilizzo di moderni meccanismi di condivisione dei file in sicurezza con aziende e collaboratori esterni;
  • l’apertura dei documenti direttamente nell’interfaccia di Teams o tramite browser;
  • la sincronizzazione dei file con il proprio dispositivo tramite OneDrive;
  • la creazione di Workflow di approvazione;
  • l’organizzazione di ricerche in modalità avanzata con i metadati nativi oppure i “custom metadata”;
  • quando usato tramite Teams, un’integrazione completa con le app di Microsoft 365 come le SharePoint List, Planner, Forms, ecc.…

 

In conclusione, SharePoint Online è lo strumento raccomandato da utilizzare per accedere e condividere file in quanto è l’evoluzione del classico file share. Ma, anche se risulta fattibile, non dovrà essere usato come file share proprio per evitare di snaturare l’ottica con la quale è stato pensato e sviluppato integrando moderni meccanismi di accesso, di controllo e di sicurezza legata all’identità che è il fulcro in tutti i servizi Microsoft 365.


Gruppo Project è al tuo fianco per fornirti supporto e tutte le informazioni necessarie per valutare insieme ogni possibile scenario di applicazione sull’argomento e adattarlo alle tue esigenze organizzative.


author thumbnail

Roland Bllaca

Consulente IT esperto nel settore della tecnologia dell'informazione e dei servizi. PM nei servizi M365, server MS Windows, server Exchange/Online, Microsoft Teams, SharePoint Online, Azure Active Directory ed EM+S.

Vai agli articoli Vai al Profilo
È disponibile una nuova versione di questa app. Clicca qui per aggiornare.