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In questo periodo dove il lavoro remoto è ormai diventato una costante, se non una necessità, riuscire a pianificare delle riunioni con molti interlocutori diventa una sfida. Ad ogni circostanza in cui abbiamo la necessità di pianificare con i nostri colleghi, fornitori esterni oppure dei colloqui ci troviamo di fronte alla difficoltà di trovare una finestra temporale che faccia comodo a tutti.

A questa, e a tante altre domande, Microsoft è sempre stata in prima linea nel fornire delle risposte puntuali, ascoltando le esigenze delle persone che utilizzano i suoi servizi. Una di queste risposte è stata di particolare rilevanza, non tanto per le celate difficoltà tecniche, ma per la facilitazione che può apportare nel nostro quotidiano in termini di tempo risparmiato.

A quanti è capitato di dover quotidianamente cercare un orario per un meeting che soddisfi le esigenze di tutti? Quante di queste volte abbiamo dovuto fare diverse telefonate ed inviare diverse mail chiedendo conferma fino ad arrivare addirittura a permettere una possibile sovrapposizione di riunioni; il tutto a discapito del nostro tempo.

Per tutta risposta, molte software house hanno sviluppato app che, integrate in Outlook, fornivano una soluzione smart, ovvero quella di dare la possibilità ai “miei invitati” di scegliere l’orario a loro confacente sulla base di quanto “io ho proposto”.

Trattandosi però di app di terze parti spesso ci troviamo ad affrontare la sfida di utilizzarle in maniera cross su tutti i nostri dispositivi; per cui, senza alcuna dipendenza dalla tipologia del dispositivo, la soluzione definitiva proposta da Microsoft è: “Bookings with me”.


Cos'è "Bookings with me"?


Bookings with me è una funzionalità web-based di Outlook che integra le funzionalità del calendario insieme a Booking per permettere di pianificare un meeting con diversi interlocutori.

Semplicemente creando la riunione, fornendo un set minimo di impostazioni e di possibili orari per poi, infine, condividerlo con i possibili partecipanti che, a loro volta, sceglieranno l’orario più comodo.


In particolare, le impostazioni di Bookings with me si dividono in:

  • Organizer view è la pagina dove l’organizzatore sceglie le varie impostazioni delle riunioni che vengono condivise con altri. Da qui sarà possibile definire se la riunione sarà di tipo pubblica oppure privata, ovvero accessibile ad uno specifico gruppo di persone. Infine, prima di pubblicare la propria pagina, sarà possibile scegliere se la riunione avrà l’opzione di essere sostenuta tramite Teams.

  • Attendee view è la pagina che viene visualizzata dai partecipanti a seguito della condivisione. La tipologia di condivisione alla quale i partecipanti avranno accesso sarà di tipo pubblico oppure privato.

    • I meeting pubblici, visibili a chiunque abbia il link, possono essere visualizzati e programmati da chiunque.

    • I meeting privati, con link che scadono dopo 90 giorni, possono essere visualizzati solo dalle persone che dispongono del collegamento per quella riunione.


Come attivare "Bookings with me?"

Bookings with me può essere attivato o disattivato per l'intera organizzazione o per utenti specifici. Quando attivo per gli utenti, Bookings permette di creare una Bookings page, condividerla con altri e consente ad altre persone di pianificare riunioni insieme.

Bookings with me, attivo di default in modalità “Preview”, è disponibile per le seguenti tipologie di sottoscrizioni Microsoft 365, tra cui:

  • Office 365: A3, A5, E1, E3, E5, F1, F3
  • Microsoft 365: A3, A5, E1, E3, E5, F1, F3, Business Basic, Business Standard, Business Premium

Per poter essere attivato e fruibile, Bookings with me necessita che agli utenti sia assegnato il service plan Microsoft Bookings, che può essere gestito dagli amministratori a livello tenant.


Gruppo Project è al tuo fianco per fornirti supporto e tutte le informazioni necessarie per valutare insieme ogni possibile scenario di applicazione sull’argomento e adattarlo alle tue esigenze organizzative.

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Roland Bllaca

Consulente IT esperto nel settore della tecnologia dell'informazione e dei servizi. PM nei servizi M365, server MS Windows, server Exchange/Online, Microsoft Teams, SharePoint Online, Azure Active Directory ed EM+S.

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