I 5 principali trend tecnologici per supportare la smart collaboration e migliorare così la produttività aziendale e la soddisfazione dei team


Il modo di lavorare stava già cambiando prima della pandemia, che ha prodotto una grande accelerazione nella consapevolezza di quanto la smart collaboration fosse strategica per la competitività del business, in termini di efficienza, time to market, riduzione dei costi. Nel «New Normal» l’idea di lavoro tradizionale, legato a postazione fissa e orario di lavoro, sarà superato da un modello di lavoro agile. La smart collaboration ha ormai dimostrato non solo di saper garantire l’operatività nell’emergenza ma di avere grandi potenzialità per migliorare la produttività e l’efficacia.

Per la messa a terra di questi concetti, le organizzazioni devono avere la capacità di attuare gli scenari più adatti alle loro esigenze per una smart collaboration efficace, scegliendo la tecnologia per superare i limiti emersi da soluzioni emergenziali, messe in atto nei mesi scorsi per rispondere alle necessità de lla pandemia.


I 5 scenari indispensabili per la smart collaboration


1. Non solo gestione dei meeting, ma organizzare un vero supporto ai team di progetto

Servono soluzioni per coniugare la contemporanea presenza di diverse persone con la possibilità di condividere, collaborare e raggiungere insieme gli obiettivi che l’azienda si è prefissata. Non basta la gestione dei meeting e delle chat (pure indispensabile); servono strumenti per la gestione dei team di progetto, con persone interne e spesso esterne all’azienda. Indispensabile la facile condivisione dei documenti in tempo reale, che deve prevedere la possibilità di coauthoring per gli utenti.

2. Creare spazi informali per la smart collaboration

Il distanziamento fisico rischia di compromettere le opportunità che nascono dall’incontro diretto e dalla collaborazione informale. La smart collaboration deve poter contare su informal space (spazi relax, meeting e videoconferenze, riunioni in piccoli gruppi) che devono supportare la collaborazione ed eliminare qualunque ostacolo alla comunicazione. Le informal room o huddle room vanno pensate per rendere facile la condivisione di informazioni, idee e processi creativi.

3. Attrezzare le meeting room per lasciar scegliere tra l’approccio Byod o Byom

L’utilizzo dei dispositivi personali per la smart collaboration è ormai comunemente accettato; tuttavia, gli utenti spesso devono dotarsi di una molteplicità di strumenti e app per partecipare ai meeting, adeguandosi a quelli scelti dall’organizzatore. Si fa un passo avanti verso la smart collaboration consentendo ai partecipanti, interni o esterni, di utilizzare, nelle meeting room attrezzate, non solo i propri dispositivi (Byod) ma anche gli strumenti preferiti di partecipazione al meeting (Byom). In questo modo, si mettono a proprio agio i partecipanti e gli incontri risultano più produttivi, senza distrazioni causate dall’uso di sistemi poco conosciuti.

4. Disporre di un tool unico per gestire le risorse: meeting room, scrivanie, locker e posti auto

La logica del lavoro ibrido, che presuppone la disponibilità di un workplace digitale uniforme, in presenza o a distanza, ha indotto le organizzazioni a rimodellare gli spazi aziendali. Ciò rende necessario prenotare scrivanie, meeting room, accoglienza e gestione dei visitatori online. A tal fine è indispensabile uno strumento che consenta di: pianificare i meeting scegliendo, tra le sale riunioni libere, le più adatte per dimensioni e dotazioni tecniche; prenotare la scrivania, eventualmente vicina al gruppo di lavoro in cui si è di volta in volta coinvolti; consentire ai visitatori di preregistrarsi e fare il check-in all’arrivo, gestire locker e posti auto.

5. Organizzare la smart collaboration perché sia sicura

Garantire la sicurezza della smart collaboration e dei dati scambiati è il presupposto per fornire la flessibilità di connettersi da qualsiasi dispositivo, riducendo al contempo i rischi. La smart collaboration deve, quindi, prevedere funzionalità adeguate di controllo degli accessi e gestione dei sistemi di login per garantire la sicurezza dell’infrastruttura IT.


Il contributo del Gruppo Project – e di TECHLIT SCM – alla smart collaboration


Il Gruppo Project, con l’apporto di TECHLIT SCM, specializzata nell’ideazione e nello sviluppo tecnico di soluzioni audio e video, da pochi mesi entrata nella compagine aziendale, è in grado di mettere a disposizione la maggior parte degli strumenti indispensabili per la smart collaboration, sulla base delle diverse esigenze aziendali. Può garantirlo grazie all’esperienza trentennale nel supporto all’innovazione e alla digitalizzazione delle aziende e alla partnership con vendor internazionali, leader nel campo della smart collaboration. Project può, inoltre, provvedere all’integrazione degli strumenti di smart collaboration nell’organizzazione aziendale, grazie a una consolidata esperienza come system integrator nella trasformazione dei processi aziendali e organizzativi, con soluzioni on premise o cloud.


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Luca Fabiano

Luca è CEO di TECHLIT SCM, azienda che da anni crea ambienti di lavoro performanti e di supporto nel rendere semplice ed efficace la gestione delle comunicazioni. Il suo obiettivo è di facilitare la collaborazione dei dipendenti aziendali, andando oltre le limitazioni o barriere dovute ai sistemi e alle tecnologie.

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