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Digital workplace: cos'è e cosa ci aspetta nel prossimo biennio?

Il digital workplace è l’esempio concreto del mondo del lavoro che sta cambiando. Nell’arco di due decenni la diffusione della rete e la crescita esponenziale delle tecnologie a essa connesse hanno rivoluzionato il concetto di ufficio e di spazio lavorativo.

Negli ultimi quattro anni (fonte osservatorio del Politecnico di Milano) continuano a crescere i budget degli investimenti digitali e il 33% delle imprese sul mercato ha realizzato iniziative di open innovation. Tra queste, la metà ha avviato un progetto di digital workplace: un fenomeno in costante aumento, così come lo sono le proiezioni per il futuro.

Ma esattamente, cosa significa scommettere su questi spazi di lavoro digitali?

Una prima definizione di digital workplace tra fisico e virtuale

Definire il digital workplace riconducendolo a una definizione univoca, non è così semplice. Come approccio generale, per una prima descrizione, è necessario tenere conto di diversi fattori, che devono intervenire simultaneamente per soddisfare le caratteristiche.

Gli spazi fisici tradizionali di lavoro (workplace) continuano a costituire una componente importante per l’azienda: il confronto sociale, lo scambio di idee e di informazioni fra i collaboratori rimangono necessari. A questo approccio tradizionale si sta tuttavia affiancando, con forza, un nuovo modello lavorativo, più innovativo e agile, lo smart working. Qui, il desk dell’ufficio tradizionale viene superato dai nuovi spazi di lavoro virtuali chiamati workspace o digital workplace che grazie all’ausilio di nuovi flessibili strumenti digitali, applicazioni, piattaforme cloud, consentono il lavoro da casa, fuori ufficio o da nuovi spazi fisici condivisi.
Dunque, per essere efficace, un digital workplace deve coniugare due aspetti essenziali:

  • spazi fisici innovativi, nei quali l’ufficio diventa un luogo totalmente nuovo in cui condividere informazioni e idee con i colleghi, come ad esempio i crescenti luoghi di co-working;
  • il cambiamento della governance IT, che permetta un’esperienza utente diversa e coerente con gli strumenti digitali utilizzati.

Come si realizza un digital workplace

Il digital workplace deve essere in grado di migliorare l’efficienza operativa e soddisfare gli obiettivi di business dell’azienda. Sono ecosistemi virtuali che nascono dall’unione di nuovi spazi di lavoro e tecnologie di comunicazione di nuova concezione.

Ma come si arriva alla loro creazione? Certamente tramite l’utilizzo di tecnologie di ultima generazione per migliorare la comunicazione inter e intra aziendale, la collaborazione fra team di lavoro, l’accesso, la condivisione e l’aggiornamento di contenuti e risorse.

Per diventare estremamente funzionale il digital workplace deve rispondere a una serie di caratteristiche che, al contempo, rispettino le esigenze dell’azienda, coniugandole con quelle del lavoratore.

La semplicità delle tecnologie utilizzate costituisce un primo fattore, capace di fornire una user experience non complessa. A questa si deve unire la flessibilità degli strumenti multipiattaforma, che consentano la massima accessibilità agli utilizzatori e che al contempo prevedano una diffusa gamma di strumenti social networking, per la rapida condivisione delle informazioni tra i lavoratori. Un digital workplace deve inoltre possedere un accesso alle informazioni semplice e condiviso in modo digitale.

Quale evoluzione per gli spazi di lavoro digitale?

Con la crescita del digital workplace, nel prossimo futuro si prevede in modo sempre più importante il passaggio delle imprese da hardware centriche a software-cloud oriented. E non soltanto per le medie e grandi realtà.

L’integrazione delle tecnologie consentirà a imprese e utenti una maggiore flessibilità sulle attività e sul business aziendale, una connettività all’interno e all’esterno dell’azienda e su tutti i device in modalità “always on”. Con la possibilità di lavorare da qualsiasi luogo: una caratteristica che nel 2019 coinvolge oltre 560.000 lavoratori in Italia e che, solo rispetto al 2018, è cresciuta del 20%. E gli indicatori attuali rilevano che il trend nel futuro sarà in forte crescita.

In questo modo, il dipendente potrà veder misurato il proprio lavoro con un oggettivo sistema per obiettivi, rendendo particolarmente funzionale la collaborazione tra colleghi. Stando alle proiezioni, il digital workplace offrirà un maggiore focus sugli indicatori delle attività e sul business aziendale, diminuendo le problematiche interne relative alla gestione del personale.

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