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Modern workplace: 3 step per ripensare gli ambienti di lavoro

La diffusione dello smart working ha creato nuovi luoghi e strumenti di lavoro: il concetto di modern workplace si coniuga al ripensamento degli spazi aziendali a cui si affiancano, in un binomio imprescindibile, il lavoro da remoto e le tecnologie necessarie al suo sviluppo.

Punto cardine di questa transizione sono i lavoratori: la riprogettazione degli spazi mette al centro la persona, che porta in dote all’azienda la propria “user experience” e le proprie esigenze. Va da sé che in un modern workplace, il layout fisico degli ambienti diventi uno degli elementi necessari alla buona riuscita di un progetto di smart working. Ad esso si affiancano le tecnologie digitali che costituiscono il trait d’union tra spazi fisici e virtuali, facilitando la comunicazione e la collaborazione dei dipendenti all’interno dell’azienda o da remoto.

La configurazione degli ambienti di lavoro può condizionare l’efficienza, l’efficacia e il benessere dei lavoratori. Vediamo in tre passi come strutturare un modern workplace.

1.    Ripensare il layout fisico degli spazi come componente dello smart working

Secondo un recente studio condotto dall’osservatorio sullo smart working del Politecnico di Milano, le scelte che le imprese compiono in materia di policy organizzative e di layout fisici conducono essenzialmente a tre diversi modelli di smart working:

  1. l’opzione nella quale vengono ripensati soltanto gli spazi fisici,
  2. quella nella quale vengono rivoluzionati i layout virtuali
  3. quella promiscua, nella quale si interviene sia sugli spazi fisici sia su quelli virtuali.

Il campione di riferimento, da cui sono stati ricavati i dati, ha valutato 91 grandi imprese che hanno avviato progetti strutturati.

Nessuna impresa, di fatto, ha immaginato di ripensare solamente gli spazi lavorativi interni. E se in Italia lo smart working viene ancora erroneamente percepito soltanto come un lavoro da remoto per un modello che viene scelto dal 53% delle realtà interpellate, il 46% del totale delle imprese ha avviato invece un percorso nel quale la creazione di un modern workplace, con relativo ripensamento degli spazi aziendali, si coniuga con il lavoro da remoto.

Il primo passaggio per ripensare un ambiente di lavoro dunque coincide con il maturare una nuova consapevolezza riferita agli ambienti fisici. È necessario partire dalla creazione di aree per la collaborazione strutturata. La configurazione degli ambienti è in evoluzione: gli spazi comuni, che vanno intesi come spazi utilizzati da più persone contemporaneamente, e gli spazi condivisi, che sono invece spazi individuali ma a disposizione di più persone, costituiscono un trend in crescita e di riferimento, a dispetto delle postazioni fisse di co-working. Gli uffici singoli devono lasciare sempre più spazio agli open space e, in generale, un modern workplace deve scommettere sugli spazi condivisi rispetto a quelli individuali. Ma per quanto fondamentale, si tratta soltanto di una prima parte di innovazione. Il vero elemento caratterizzante di un modern workplace, e certamente il più innovativo, deve coincidere con la presenza di spazi specializzati quali le aree relax, i phone booth, concentration rooms sino alle aree dedicate al wellness.

Da soli, tuttavia, gli spazi fisici non conducono a risultati soddisfacenti senza l’utilizzo di adeguate tecnologie legate agli ambienti di lavoro.

2.    Affidarsi alle tecnologie legate agli ambienti di lavoro: il digital workplace

Nel riprogettare gli spazi, un ruolo particolarmente significativo è rivestito alle tecnologie che consentono un utilizzo più flessibile degli ambienti di lavoro. Questi ultimi diventano così più efficaci e più efficienti. Lo spazio di lavoro fisico (workplace) si alterna e fonde con quello virtuale (digital workplace) in un binomio che sta alla base del concetto di smart working e il cui elemento legante è rappresentato dalle tecnologie e in generale dalla capacità di dar corso alla digital transformation.

Alcune di queste tecnologie sono largamente diffuse e costituiscono ormai un’imprescindibile base di partenza come la rete wi-fi accessibile per lavoratori interni e per esterni. Ma per costruire una nuova frontiera del lavoro è necessario implementare negli spazi fisici sistemi integrati di video conferenza, smart board e in generale un’evoluzione della building automation, che rendano intercambiabili gli spazi fisici con quelli virtuali. Le tecnologie vanno introdotte per favorire la mobilità, mentre una efficace unified communication completa la gestione dei modern workplace.

La scrivania personale viene così superata: i lavoratori in questo modo migliorano la propria esperienza professionale, con un coinvolgimento che va al di là della postazione fissa. La trasformazione, ma sarebbe meglio dire l’evoluzione del luogo di lavoro, genera una serie di vantaggi, fra i quali un migliore work-life balance e una riduzione delle assenze per citare i principali.

3.    Scegliere le soluzioni tecnologiche più funzionali alla propria realtà. E un partner che le realizzi.

Ristrutturati gli spazi aziendali, resi funzionali per lo smart working, e adottato il modello che consente ai lavoratori un utilizzo della tecnologia funzionale alla fruizione dei layout fisici e degli spazi virtuali di lavoro, la somma di modern workplace e degli spazi digitali va supportata con le tecnologie più adatte offerte dal mercato e gestita da partner capaci di guidare un importante processo di change management, che non può ridursi soltanto a un’attività gestita dal comparto HR ma deve coinvolgere l’intera azienda.

La scelta deve ricadere dunque su un partner in grado di implementare una piattaforma di cloud computing che sappia coniugare la parte “public” con quella “private”, sulla quale condividere il lavoro attraverso software e sistemi dedicati, ma anche la gestione di una comunicazione unificata che preveda un centralino virtuale, un sistema di messaging e collaboration, la gestione di web conferencing e VoIP e IP telephony. Che sappia fondere alla perfezione il layout fisico con quello tecnologico, supportando l’implementazione di nuovi modelli che diano vita a una piattaforma di collaboration con dispositivi interattivi, sistemi di meeting room manager e audio e videoconferenze che possano facilmente essere gestite in mobilità. La creazione di un modern workplace inizia da qui.

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